ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติใช้ในสำนักงาน

ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ

การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร
เป็นขั้นตอนของการเก็บรวบรวมการหาข้อมูลโดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใดผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่

การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติที่ต้องการ
เมื่อได้สอบถามความต้องการเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ได้รับการยอมรับจากพนักงานส่วนใหญ่ ควรได้รับการออกแบบระบบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเกี่ยวกับระบบที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในงานสำนักงานได้เช่น ระบบประมวลคำ ระแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ระบบคอมพิวเตอร์และการเชื่อมโยง


การจัดหาอุปกรณ์
เมื่อทราบแล้วว่าสำนักงานต้องการอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติใดบ้าง ก็ทำการจัดหาโดยการศึกษาหาข้อมูลจากตัวแทนจำหน่ายหลายๆ แห่ง เพื่อทราบข้อมูลข้อได้เปรียบเสียเปรียบของอุปกรณ์แต่ละชนิดนำมาเปรียบเทียบกัน แล้วจัดหาหรือจัดซื้ออุปกรณ์ที่ดีที่สุดและเหมาะสมที่สุดกับลักษณะงานและงบประมาณ อาจกระทำได้โดยการซื้อหรือการเช่าก็ได้ โดยพิจารณาการบริหารหลังการขาย การฝึกอบรมที่จะจัดให้ผู้ซื้ออุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ

การจัดเตรียมสถานที่ติดตั้งและการจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน
เมื่อได้พิจารณาจัดหาอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติแล้ว ในช่วงการติดตั้งต้องมีการจัดเตรียมสถานที่ให้พร้อม เช่น การเดินสายไฟใหม่ การเดินทายเคเบิลเชื่อมโยงจุดต่างๆ การจัดซื้อซอฟต์แวร์ รวมทั้งมีการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานให้สามารถใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัตินั้นได้อย่างเต็มที่ มีการสอนวิธีใช้ การสาธิตโดยผู้ขายจัดให้แก่สำนักงานผู้ซื้ออุปกรณ์นั้น

การประเมินผลและการบำรุงรักษาระบบ
เมื่อได้นำอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติมาใช้ภายในสำนักงานแล้ว ควรมีการประเมินผลงานว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ เพียงใด เกิดปัญหาขัดข้องอะไรหรือไม่ พนักงานยังเป็นบุคคลที่มีคุณค่าต่อสำนักงานอยู่หรือไม่ และค่าใช้จ่ายที่ต้องสูญเสียไปเพื่อการนี้สอดคล้องกับผลงานที่ทำได้หรือไม่ เมื่อทราบปัญหาแล้วควรทำการปรับปรุงระบบ เช่น การเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ใหม่ การยกเลิกระบบที่ไม่จำเป็น หรือการขยายอุปกรณ์เพิ่มขึ้น การเพิ่มลูกข่ายเพื่อความมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

กระบวนการทำงานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การทำงานในสำนักงาน ถ้านำมาวิเคราะห์กันจริงๆ แล้ว จะพบว่าทุกคนทำงานเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร (information) ข้อมูลข่าวสารนั้นอาจจะมาจากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ เช่น ตัวเลข (Data) ตัวอักษร (Text) รูปภาพผังและกราฟ (Image) ตลอดจนเสียง (Voice) ที่ใช้ในการสื่อสารส่งข่าวให้กันและกัน ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งาน ของสำนักงานดำเนินไปได้ด้วยดี การจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ แบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ
คือ
1. การรวบรวมข้อมูลข่าวสาร
2. การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร
3. การตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลข่าวสารเป็นพื้นฐานของการพิจารณา